Naročila

Pregled naročil

Trgovina → Naročila je vaš delovni pult. Naročila so razvrščena v zavihke po statusih; številka na zavihku pomeni neprebrana naročila, neprebrane vrstice so poudarjene. Ob odprtju se naročilo samodejno označi kot prebrano — tako vsak sodelavec takoj vidi, kaj še čaka.

Statusi naročila

Ob spremembi statusa lahko sistem kupcu samodejno pošlje e-mail v njegovem jeziku — vsebine sporočil urejate med e-poštnimi predlogami.

Iskanje in filtri

Kombinirate obdobje (od–do), status in iskanje po kupcu, podjetju, naslovu, e-pošti ali številki naročila. Gumb Izvoz v Excel izvozi vse zadetke trenutnih filtrov — za računovodstvo ali analizo.

Podrobnost naročila

Vse o naročilu je na eni strani:

• kupec, naslov za dostavo, način plačila in dostave,
• postavke kot posnetek ob nakupu (kasnejše spremembe izdelka ne spremenijo starih naročil),
• zneski: brez DDV, DDV, dostava, doplačilo za plačilo, za plačilo,
• uporabljene kode za popust in točke zvestobe,
• opomba kupca in interna opomba (kupec je ne vidi),
• časovnica statusov in e-poštni dnevnik — vidite vsak poslani, čakajoči ali neuspeli e-mail temu kupcu.

Status plačila (Neplačano / Plačano) je ločen od statusa naročila in ima svojo zgodovino — naročilo je lahko odposlano in še neplačano (po predračunu) ali obratno.

Revizijska sled

Vsaka sprememba naročila se zabeleži: kdo, kdaj, kaj. Pri več sodelavcih ni več ugibanja, kdo je spremenil ceno dostave ali dodal postavko.

Ponudbe v PDF

Iz naročila ustvarite ponudbo/predračun v PDF — z logotipom, podatki podjetja in v jeziku kupca (sl / en / hr). En klik, pripeta na e-mail.

Dnevna rutina — priporočen potek

1. Zjutraj: zavihek Prispela → preglej, prevzemi (V obdelavi).
2. Pripravi pakete → Pripravljeno → ob prevzemu dostave Odposlano (kupec dobi e-mail s potrditvijo).
3. Enkrat na teden: Nedokončana — pokličite ali pošljite opomnik večjim košaricam.

Seznam naročil

Nedokončana so košarice brez zaključka — priložnost za opomnik.

Podrobnost naročila

Glava

Podatki kupca in dostava

Naziv, naslov, pošta, država, e-pošta, telefon, opomba kupca; ločeno prejemnik dostave in način plačila. Gumb Uredi odklene popravke (napačna hišna številka, telefon).

Postavke

Spremeni status naročila

1. Premakni v status (Prispela / V obdelavi / Zavrnjena / V izvedbi / Pripravljeno / Odposlano),
2. po želji Opomba ob spremembi (vidna v zgodovini),
3. Potrdi spremembo statusa.

Status plačila

Ločen od statusa naročila: gumb Označi da je PLAČANO (in nazaj). Naročilo je lahko odposlano in neplačano (predračun) — sistem to pravilno loči.

Opomba skrbnika, dostava, sledenje

Opomba skrbnika (interna — kupec je ne vidi) · Predviden datum dostave · URL za sledenje naročila (prikaže se kupcu) → Potrdi spremembe.

Pošiljanje e-pošte

Zgodovina statusov in e-pošte

Časovnica vseh sprememb (kdo, kdaj, kaj + opombe) in poslanih sporočil — revizijska sled naročila.

E-pošta, ki ni šla ven

Če pošiljanje sporočila kupcu spodleti (npr. začasna napaka poštnega strežnika), je v zgodovini naročila označeno kot neuspelo z gumbom Pošlji znova. AI urednik na »pošlji znova e-pošto, ki ni šla ven« pripravi ponovno pošiljanje vseh neuspelih sporočil zadnjega tedna — pred tem pokaže, koliko jih je.

Arhiv in trajni izbris

Zaključena naročila gredo po nastavljivi dobi sama v Arhiv; tam jih z gumbom Trajno izbriši odstranite dokončno (potrditev, brez razveljavitve) — npr. za čiščenje demo naročil pred zagonom.

Pasti

• Potrdi spremembo statusa in Potrdi spremembe sta ločena gumba za ločena razdelka — shranite pravega.
• Dodajanje artikla spremeni znesek naročila; kupca obvestite z e-pošto.